DocuSign CLM
DocuSign CLM: Согласования и совместная работа с документами в электронном документообороте
от официального партнера DocuSign
DocuSign CLM: Автоматизация процесса утверждения документов
Система управления документами DocuSign CLM предлагает широкий спектр функций для процесса утверждения документов. Компания DocuSign предоставляет возможность быстро, безопасно и контролируемо проводить внутренние процессы утверждения документов внутри компании и с контрагентами.
Чтобы лучше ознакомиться с этой функциональностью, давайте рассмотрим несколько примеров:
Сценарий 1: Согласование продления контракта с сотрудником в DocuSign CLM
Давайте рассмотрим простой сценарий, который может быть реализован в отделе кадров вашей компании с помощью DocuSign CLM.
Описание сценария: Инженер Марк работает в компании на контрактной основе. Внутренние процедуры компании предусматривают уведомление Марка о намерении продлить/не продлить его контракт на следующий год за 30 дней до окончания контракта. Это означает, что процесс рассмотрения возможности продления контракта Марка должен быть запущен за 10 дней до уведомления. В процессе утверждения задействованы руководитель Марка и директор по кадрам.
Если они решат продлить контракт Марка, он получит официальное письмо, в котором будут оговорены условия трудоустройства на следующий год. Если Марк соглашается, он получит контракт и подпишет его.
Однако, если решение состоит в прекращении трудовых отношений с Марком, он получит письмо, уведомляющее его об этом.
Схематическая диаграмма процесса
Теперь давайте рассмотрим, как DocuSign CLM упрощает этот процесс:
- Система автоматически определяет, на основе атрибутов контракта, когда должен быть запущен процесс. Для его запуска не требуется никакого ручного вмешательства или создания напоминаний в Outlook со стороны сотрудников. Процесс начнется точно за 40 дней до даты окончания контракта сотрудника.
- DocuSign CLM автоматически назначает задачи каждому утверждающему и уведомляет их как в само системе, так и по электронной почте.
- Каждый утверждающий увидит новую задачу в своем списке задач. Единственным способом ее удаления является завершение задачи.
Когда принимается решение, процесс может пройти по одному из двух путей:
A. Если контракт не продлевается, DocuSign CLM автоматически генерирует официальное письмо о непродлении и отправляет его сотруднику в системе. Доставка происходит мгновенно и вносится запись в систему.
ИЛИ
B. Если контракт продлевается, DocuSign CLM автоматически генерирует контракт и использует DocuSign eSignature для его отправки на подписание всем сторонам. Как только контракт будет подписан как сотрудником, так и работодателем, он автоматически архивируется в электронном хранилище документов вместе с Сертификатом Завершения.
Таким образом, весь процесс утверждения проводится в полностью автоматическом режиме, где каждый участник выполняет только свои назначенные задачи, а все документы генерируются автоматически с помощью DocuSign CLM, учитывая принятые решения.
Сценарий 2: Согласование торгового контракта с клиентом в DocuSign CLM
Вы когда-нибудь задумывались о том, как выглядит процесс утверждения торгового контракта с клиентом в вашей компании? Как много времени это занимает и как осуществляется этот процесс? Мы уверены, что вы об этом задумывались, возможно, даже автоматизировали его.
Давайте исследуем, насколько элегантно вы можете автоматизировать этот процесс с помощью DocuSign CLM. Результаты этой автоматизации также помогут вам оценить эффективность процесса в вашей компании.
Пример бизнес-процесса согласования торгового контракта в DocuSign CLM:
Процесс состоит из нескольких ключевых шагов:
Шаг 1. Генерация контракта и его перемещение в папку клиента в репозитории.
Этап начинается с автоматической генерации контракта с использованием инструментов генерации документов DocuSign CLM. Вкратце, пользователю нужно только выбрать тип контракта из меню и заполнить форму необходимыми данными. Остальное обрабатывается рабочим процессом DocuSign CLM: он генерирует контракт, назначает ему имя и создает отдельную папку в репозитории DocuSign CLM с описательным именем.
Вот как может выглядеть контракт,
сгенерированный в DocuSign CLM (автоматически введенные данные отмечены
синим цветом):
Шаг 2. Применение атрибутов к контракту.
На данном этапе
DocuSign CLM автоматически добавляет все необходимые атрибуты для данного типа документа. Атрибуты - это инструмент, который позволяет хранить и в дальнейшем отслеживать ключевые данные контракта. Примеры атрибутов: дата подписания контракта, дата начала, сумма, подписанты и другие.

Step 3. Contract approval with the department head.
На данном этапе автоматически сгенерированный договор с атрибутами отправляется на утверждение руководителю отдела. Если утверждение не получено, договор отправляется на редактирование ответственному лицу. После редактирования договора он повторно подается на рассмотрение руководителем отдела. После утверждения договор автоматически отправляется клиенту для дальнейшего согласования.
Шаг 4. Утверждение контракта клиентом.
На этом этапе контракт отправляется на согласование с клиентом. Клиент получает уведомление по электронной почте, переходит по ссылке в ваш DocuSign CLM и приступает к изучению и корректировке контракта прямо в системе. Как только он закончит свою работу, контракт вместе со всеми правками клиента и его комментариями автоматически попадает к вам систему.
Так выглядит интерфейс
DocuSign CLM для клиента во время его работы с вашим контрактом:

Шаг 5. Отправка контракта на подпись юристу и клиенту.
После того, как клиент завершает работу над договором в DocuSign CLM, он направляется обратно руководителю отдела. Если руководитель одобряет изменения, внесенные клиентом, DocuSign CLM автоматически отправляет договор на подписание юристу и клиенту через интерфейс DocuSign eSignature. После того, как все стороны подписывают договор, он сохраняется в формате PDF с подписями в отдельной папке в хранилище DocuSign CLM, вместе с «Сертификатом о завершении», который содержит информацию о подписантах и процессе подписания.
Вот как выглядит экран для вас при подписании договора:

Резюме: Совместная работа с документами и согласования в DocuSign CLM
DocuSign CLM позволяет автоматизировать процесс утверждения контрактов с клиентами и внутри компании, привлекая к работе только нужных для конкретной задачи пользователей.
Создание документа, размещение его в репозитории, получение множественных утверждений пользователей и подписание могут занять всего 10-15 минут. Сравните это с вашим текущим рабочим процессом по документам и оцените время, затраченное на подобные процедуры. Процессы, автоматизированные через DocuSign CLM, значительно быстрее: то, что раньше занимало часы или дни, теперь может быть выполнено за минуты.
DocuSign CLM: Ещё больше функциональности
Ведущие компании мира доверяют DocuSign
Почему именно мы?
Безупречное обслуживание 24/7
Мы предлагаем полный спектр услуг по приобретению и внедрению DocuSign CLM
Официальный партнер DocuSign
Как официальный партнер DocuSign, мы можем предложить наиболее выгодные условия для покупки лицензий
Системный интегратор продуктов для электронной подписи DocuSign
Мы выполним высококачественную и надежную интеграцию DocuSign CLM с вашим существующим программным обеспечением: CRM, ERP и т.д.
Мы на связи с вами 24/7
Каждый наш клиент получает доступ к поддержке 24/7 в любое время и в любом месте
Мультиязычная команда
Мы говорим на английском, польском и русском языках и постоянно расширяем спектр поддерживаемых языков
Внедряйте DocuSign CLM с компанией Automation Fans
Ищете усовершенствования для вашего бизнеса? Компания Automation Fans предлагает вам DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) - надежное решение для оптимизации управления договорами. Мы, в Automation Fans, официальные партнеры DocuSign, берем на себя бесшовное внедрение этой инновационной системы в ваш бизнес.
С DocuSign CLM вы можете управлять всем процессом жизненного цикла договора на одной платформе, от создания юридических документов до подписания контракта, что существенно сократит время на эти процессы. Если вы решите приобрести лицензии DocuSign eSignature, то создание, согласование и подписание договоров сведутся к простому и быстрому процессу.
Наша команда проводит обучение и помогает персонализировать систему под конкретные потребности вашего бизнеса, что делает DocuSign CLM универсальным и удобным инструментом для автоматизации создания и управления контрактами.
Используя DocuSign CLM, вы возведите электронный документооборот до нового уровня, освободив время для более важных дел. Не упустите свой шанс оптимизировать процесс управления договорами с помощью официально партнера компании DocuSign!
Свяжитесь с нами и узнайте больше о возможностях приобретения лицензий DocuSign eSignature и заказа внедрения и интеграции.
FAQs
Если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами за дополнительной информацией