DocuSign CLM: Совместная работа и согласование

DocuSign CLM

DocuSign CLM: Согласования и совместная работа с документами в электронном документообороте

от официального партнера DocuSign

DocuSign CLM: Автоматизация процесса утверждения документов



Система управления документами DocuSign CLM предлагает широкий спектр функций для процесса утверждения документов. Компания DocuSign предоставляет возможность быстро, безопасно и контролируемо проводить внутренние процессы утверждения документов внутри компании и с контрагентами.


Чтобы лучше ознакомиться с этой функциональностью, давайте рассмотрим несколько примеров:

Сценарий 1: Согласование продления контракта с сотрудником в DocuSign CLM

Давайте рассмотрим простой сценарий, который может быть реализован в отделе кадров вашей компании с помощью DocuSign CLM.


Описание сценария: Инженер Марк работает в компании на контрактной основе. Внутренние процедуры компании предусматривают уведомление Марка о намерении продлить/не продлить его контракт на следующий год за 30 дней до окончания контракта. Это означает, что процесс рассмотрения возможности продления контракта Марка должен быть запущен за 10 дней до уведомления. В процессе утверждения задействованы руководитель Марка и директор по кадрам.


Если они решат продлить контракт Марка, он получит официальное письмо, в котором будут оговорены условия трудоустройства на следующий год. Если Марк соглашается, он получит контракт и подпишет его.


Однако, если решение состоит в прекращении трудовых отношений с Марком, он получит письмо, уведомляющее его об этом.

Схематическая диаграмма процесса

DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) Collaboration

Теперь давайте рассмотрим, как DocuSign CLM упрощает этот процесс:


  • Система автоматически определяет, на основе атрибутов контракта, когда должен быть запущен процесс. Для его запуска не требуется никакого ручного вмешательства или создания напоминаний в Outlook со стороны сотрудников. Процесс начнется точно за 40 дней до даты окончания контракта сотрудника.
  • DocuSign CLM автоматически назначает задачи каждому утверждающему и уведомляет их как в само системе, так и по электронной почте.
  • Каждый утверждающий увидит новую задачу в своем списке задач. Единственным способом ее удаления является завершение задачи.
    Когда принимается решение, процесс может пройти по одному из двух путей:

A. Если контракт не продлевается, DocuSign CLM автоматически генерирует официальное письмо о непродлении и отправляет его сотруднику в системе. Доставка происходит мгновенно и вносится запись в систему.

ИЛИ

B. Если контракт продлевается, DocuSign CLM автоматически генерирует контракт и использует DocuSign eSignature для его отправки на подписание всем сторонам. Как только контракт будет подписан как сотрудником, так и работодателем, он автоматически архивируется в электронном хранилище документов вместе с Сертификатом Завершения.


Таким образом, весь процесс утверждения проводится в полностью автоматическом режиме, где каждый участник выполняет только свои назначенные задачи, а все документы генерируются автоматически с помощью DocuSign CLM, учитывая принятые решения.

Сценарий 2: Согласование торгового контракта с клиентом в DocuSign CLM

Вы когда-нибудь задумывались о том, как выглядит процесс утверждения торгового контракта с клиентом в вашей компании? Как много времени это занимает и как осуществляется этот процесс? Мы уверены, что вы об этом задумывались, возможно, даже автоматизировали его.


Давайте исследуем, насколько элегантно вы можете автоматизировать этот процесс с помощью DocuSign CLM. Результаты этой автоматизации также помогут вам оценить эффективность процесса в вашей компании.

Пример бизнес-процесса согласования торгового контракта в DocuSign CLM:

DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) Collaboration

Процесс состоит из нескольких ключевых шагов:

Шаг 1. Генерация контракта и его перемещение в папку клиента в репозитории.


Этап начинается с автоматической генерации контракта с использованием инструментов генерации документов DocuSign CLM. Вкратце, пользователю нужно только выбрать тип контракта из меню и заполнить форму необходимыми данными. Остальное обрабатывается рабочим процессом DocuSign CLM: он генерирует контракт, назначает ему имя и создает отдельную папку в репозитории DocuSign CLM с описательным именем.


Вот как может выглядеть контракт,
сгенерированный в DocuSign CLM (автоматически введенные данные отмечены синим цветом):

Шаг 2. Применение атрибутов к контракту.


На данном этапе DocuSign CLM автоматически добавляет все необходимые атрибуты для данного типа документа. Атрибуты - это инструмент, который позволяет хранить и в дальнейшем отслеживать ключевые данные контракта. Примеры атрибутов: дата подписания контракта, дата начала, сумма, подписанты и другие.

DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) Collaboration

Step 3. Contract approval with the department head.


На данном этапе автоматически сгенерированный договор с атрибутами отправляется на утверждение руководителю отдела. Если утверждение не получено, договор отправляется на редактирование ответственному лицу. После редактирования договора он повторно подается на рассмотрение руководителем отдела. После утверждения договор автоматически отправляется клиенту для дальнейшего согласования.

Шаг 4. Утверждение контракта клиентом.


На этом этапе контракт отправляется на согласование с клиентом. Клиент получает уведомление по электронной почте, переходит по ссылке в ваш DocuSign CLM и приступает к изучению и корректировке контракта прямо в системе. Как только он закончит свою работу, контракт вместе со всеми правками клиента и его комментариями автоматически попадает к вам систему.


Так выглядит интерфейс DocuSign CLM для клиента во время его работы с вашим контрактом:

DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) Collaboration

Шаг 5. Отправка контракта на подпись юристу и клиенту.


После того, как клиент завершает работу над договором в DocuSign CLM, он направляется обратно руководителю отдела. Если руководитель одобряет изменения, внесенные клиентом, DocuSign CLM автоматически отправляет договор на подписание юристу и клиенту через интерфейс DocuSign eSignature. После того, как все стороны подписывают договор, он сохраняется в формате PDF с подписями в отдельной папке в хранилище DocuSign CLM, вместе с «Сертификатом о завершении», который содержит информацию о подписантах и процессе подписания.


Вот как выглядит экран для вас при подписании договора:

DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) Collaboration

Резюме: Совместная работа с документами и согласования в DocuSign CLM



DocuSign CLM позволяет автоматизировать процесс утверждения контрактов с клиентами и внутри компании, привлекая к работе только нужных для конкретной задачи пользователей.

Создание документа, размещение его в репозитории, получение множественных утверждений пользователей и подписание могут занять всего 10-15 минут. Сравните это с вашим текущим рабочим процессом по документам и оцените время, затраченное на подобные процедуры. Процессы, автоматизированные через DocuSign CLM, значительно быстрее: то, что раньше занимало часы или дни, теперь может быть выполнено за минуты.

DocuSign CLM: Ещё больше функциональности



  • Генерация документов

    Разрабатывайте в DocuSign CLM предустановленные шаблоны, которые извлекают информацию из внешних систем, что позволит автоматически создавать контракты без необходимости ручного ввода данных.


    Узнать больше →

  • Условный контент

    Используйте в DocuSign CLM установленные бизнес-правила для определения включения или отсутствия сегментов контента на основе таких переменных, как местоположение и стоимость контракта.


    Узнать больше →

  • Сотрудничество и согласование

    Инициируйте в DocuSign CLM процесс проверки контракта, отслеживайте изменения на многочисленных итерациях, получайте немедленные уведомления и поддерживайте полный журнал действий, предпринятых отдельными лицами, вместе с соответствующими временными метками.


    Узнать больше →

  • Библиотека условий контракта

    Ваш юридический отдел может создать в DocuSign CLM коллекцию предварительно проверенных положений и альтернативных вариантов для лиц без юридического образования, которые можно использовать при участии в переговорах.


    Узнать больше →

  • Настраиваемые процессы

    Легко организуйте более 100 предопределенных задач в визуальном интерфейсе DocuSign CLM , создавая структурированный и автоматизированный рабочий процесс для процессов согласования с участием различных участников, рецензентов и утверждающих.


    Узнать больше →

  • Интеграция с DocuSign eSignature

    Используйте ведущее решение для электронной подписи DocuSign eSignature (доступно для отдельной покупки), чтобы облегчить отправку документов на подпись через DocuSign CLM.


    Узнать больше →

  • Централизованный репозиторий

    Централизуйте, классифицируйте и систематизируйте все контракты в едином репозитории с возможностью поиска, реализуя при этом подробное управление разрешениями и доступом в DocuSign CLM.


    Узнать больше →

  • Дашборды и отчеты

    Установите процессы для создания отчетов о рабочих процессах и контрактах, чтобы выявлять ценную информацию и контролировать все операции, связанные с контрактом. Разработайте в DocuSign CLM визуальные представления для различных категорий отчетов и создайте дисплеи панели мониторинга с диаграммами для тщательного мониторинга основных ключевых показателей эффективности (KPI).


    Узнать больше →

  • Богатые интеграции

    Использование предварительно разработанных коннекторов и надежных API-интерфейсов облегчает беспрепятственное выполнение основных действий, связанных с контрактами, на внешних бизнес-платформах, таких как SAP Ariba, Slack и Salesforce. Это влечет за собой извлечение данных, создание соглашений, мгновенное получение уведомлений, запуск рабочих процессов и ряд дополнительных функций в режиме реального времени в DocuSign CLM.


    Узнать больше →

Ведущие компании мира доверяют DocuSign



This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.

Learn more Learn more

This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.

This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.

Learn more

This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.

Learn more

This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.

Learn more

Company Name

DocuSign eSignature and Salesforce
DocuSign eSignature and VISA
DocuSign eSignature and T-Mobile
DocuSign eSignature and Stripe
DocuSign eSignature and SAP
DocuSign and Santander
DocuSign eSignature and SAMSUNG
DocuSign eSignature and NETFLIX
DocuSign eSignature and Allianz
DocuSign eSignature and McKesson
DocuSign and AstraZeneka
DocuSign eSignature and LinkedIn

Почему именно мы?



Безупречное обслуживание 24/7


Мы предлагаем полный спектр услуг по приобретению и внедрению DocuSign CLM

Официальный партнер DocuSign

Как официальный партнер DocuSign, мы можем предложить наиболее выгодные условия для покупки лицензий

Системный интегратор продуктов для электронной подписи DocuSign

Мы выполним высококачественную и надежную интеграцию DocuSign CLM с вашим существующим программным обеспечением: CRM, ERP и т.д.

Мы на связи с вами 24/7

Каждый наш клиент получает доступ к поддержке 24/7 в любое время и в любом месте

Мультиязычная команда

Мы говорим на английском, польском и русском языках и постоянно расширяем спектр поддерживаемых языков

Внедряйте DocuSign CLM с компанией Automation Fans



Ищете усовершенствования для вашего бизнеса? Компания Automation Fans предлагает вам DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) - надежное решение для оптимизации управления договорами. Мы, в Automation Fans, официальные партнеры DocuSign, берем на себя бесшовное внедрение этой инновационной системы в ваш бизнес.


С DocuSign CLM вы можете управлять всем процессом жизненного цикла договора на одной платформе, от создания юридических документов до подписания контракта, что существенно сократит время на эти процессы. Если вы решите приобрести лицензии DocuSign eSignature, то создание, согласование и подписание договоров сведутся к простому и быстрому процессу.


Наша команда проводит обучение и помогает персонализировать систему под конкретные потребности вашего бизнеса, что делает DocuSign CLM универсальным и удобным инструментом для автоматизации создания и управления контрактами.


Используя DocuSign CLM, вы возведите электронный документооборот до нового уровня, освободив время для более важных дел. Не упустите свой шанс оптимизировать процесс управления договорами с помощью официально партнера компании DocuSign! 


Свяжитесь с нами и узнайте больше о возможностях приобретения лицензий DocuSign eSignature и заказа внедрения и интеграции.

FAQs



Если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами за дополнительной информацией

  • 💳 Какие методы оплаты вы принимаете?

    Мы принимаем различные методы оплаты, включая банковские переводы, кредитные карты и электронные платежные системы.

    Пожалуйста, свяжитесь с нашим менеджером для определения наиболее удобного способа оплаты.

  • ⌛️ Каков срок выполнения проекта по автоматизации бизнес-процессов?

    Срок выполнения проекта зависит от его объема и сложности, а также от наших текущих возможностей.

    Временные рамки обычно определяются на этапе планирования проекта.

    Обычно срок реализации проекта колеблется от нескольких недель до одного месяца.

  • 👩‍🎓 Нужны ли мне специальные технические знания для сотрудничества с вашей командой?

    Не требуется наличие специальных технических знаний для сотрудничества с нами.

    Мы стремимся сделать процесс сотрудничества максимально простым и понятным для клиентов, независимо от их технического опыта.

    Наша служба поддержки всегда готова объяснить технические аспекты доступным образом, особенно когда речь идет о продвинутых инструментах для создания и управления документацией.

  • 🏆 Есть ли у вашей компании сертификаты, подтверждающие качество предоставляемых услуг?

    Да, все наши сотрудники являются высококвалифицированными профессионалами с богатым опытом в области автоматизации бизнес-процессов и управления корпоративной документацией. 

    Они аккредитованы американской компанией DocuSign, что подтверждает их компетентность и приверженность нашей компании к поддержанию высочайших стандартов оказания услуг.

  • 🦾 Какие гарантии эффективности предлагает Ваша компания?

    Мы гарантируем качество наших услуг и предоставляем поддержку после завершения проектов.

    Специфические условия гарантии оговариваются индивидуально и подробно описываются в договоре на оказание услуг.

  • 🔍 Возможно ли проведение предварительного аудита наших текущих систем перед началом проекта?

    Да, мы можем организовать предварительный аудит для оценки вашей текущей инфраструктуры и выявления потенциальных возможностей для улучшения.

    Это помогает нам разработать наиболее эффективное решение специально для вашей компании, обеспечивая оптимальную интеграцию программного обеспечения для создания документов и автоматизированных процессов.

  • 🌎 На каких языках может общаться ваша команда?

    Наша команда осуществляет общение на нескольких языках, включая английский, польский и русский.

    Пожалуйста, укажите предпочитаемый язык общения при первом контакте.

  • 🔐 Как поддерживается конфиденциальность и защита коммерческой информации?

    Мы соблюдаем строгие правила конфиденциальности и применяем передовые технологии для защиты всех видов данных и информации, которые мы обрабатываем, обеспечивая безопасное управление документами и обработку данных в наших автоматизированных системах.

  • 🔗 Могут ли ваши решения быть интегрированы с существующими системами в нашей компании?

    Да, как системный интегратор мы специализируемся на создании решений, которые могут быть интегрированы с вашими существующими системами, максимизируя эффективность и минимизируя необходимость значительных инфраструктурных изменений.

    Это включает интеграцию передового программного обеспечения для создания документов или внедрение комплексных систем автоматического формирования документов.

  • 👨‍💻 Какие условия поддержки после завершения проекта?

    После завершения проекта мы обычно устанавливаем гарантийный период на наши услуги, который длится один месяц.

    В это время все проблемы, связанные с внедрением, решаются без дополнительных затрат.

    По истечении гарантийного периода мы предлагаем услуги постгарантийного обслуживания, чтобы обеспечить непрерывную функциональность и эффективность систем.

    Это включает в себя регулярные обновления, техническую поддержку и дальнейшие улучшения по мере необходимости, что гарантирует, что система продолжает эффективно удовлетворять потребности вашей компании.

  • 📚 Обеспечиваем ли мы обучение сотрудников работе с новыми системами?

    Да, мы обеспечиваем обучение и документацию для сотрудников вашей компании, чтобы гарантировать эффективную интеграцию и использование автоматизированных систем, включая обучение по работе с программным обеспечением для создания документов и платформами автоматизации.

  • 📈 Как я могу отслеживать прогресс проекта?

    Мы обеспечиваем полную прозрачность нашего рабочего процесса.

    В зависимости от ваших предпочтений мы можем отправлять регулярные отчеты о прогрессе, организовывать еженедельные встречи для обсуждения деталей или предоставлять доступ к нашей платформе управления проектами.

  • 🛑 Могу ли я отменить заказ после его подтверждения?

    Заказ можно отменить после подтверждения, но могут применяться штрафы или сборы в зависимости от объема уже выполненной работы. Подробности указаны в договоре на оказание услуг.

  • 🛒 Как я могу заказать услуги вашей компании?

    Чтобы заказать наши услуги, вы можете связаться с нами напрямую через контактную форму на нашем сайте или по электронной почте.

    Наши менеджеры проконсультируют вас и помогут выбрать оптимальные решения для вашей компании, будь то инструменты для создания документов или комплексные системы автоматизации.

  • ⚙️ Может ли автоматизация быть адаптирована к уникальным потребностям моей компании?

    Да, наши автоматизированные решения полностью настраиваемы и могут быть адаптированы к конкретным потребностям вашей компании.

    Эта гибкость включает автоматизированное создание документов, оптимизацию процесса их создания, а также улучшение общего документооборота.

  • 💶 Какова стоимость ваших услуг по автоматизации?

    Стоимость наших услуг варьируется в зависимости от таких факторов, как сложность задач, необходимая интеграция и объем работы.

    Как правило, стоимость проекта начинается от эквивалента 1500 EUR.

    Для получения точной оценки просьба связаться с нами, и мы подготовим подробное предложение, учитывающее ваши потребности в программном обеспечении для создания документов и других инструментах автоматизации.

  • 👨‍💼 Как я могу получить поддержку, если у меня возникнут вопросы или проблемы после внедрения системы?

    Мы предлагаем круглосуточную поддержку клиентов через различные каналы связи, включая телефон, электронную почту и онлайн-чат, чтобы обеспечить надёжную помощь в любое время.

    Наша команда хорошо подготовлена для обработки запросов, связанных с программным обеспечением для создания документов и автоматическим управлением документацией.

  • 📀 Требуется ли специальное программное обеспечение для использования ваших решений по автоматизации?

    Большинство наших решений бесшовно интегрируется с существующими системами.

    Тем не менее, некоторые решения могут потребовать специального программного обеспечения для создания документов, о чем мы заранее вас проинформируем.

  • 🧾 Вы выставляете счета-фактуры НДС?

    Да, мы выставляем счета-фактуры в соответствии с требованиями законодательства по НДС, чтобы удовлетворить правовые требования по налогам.

    Просьба указать, нуждаетесь ли вы в какой-либо специальной налоговой документации при оформлении заказа.

  • 📐 Могу ли я измерить возврат инвестиций (ROI) от автоматизации бизнес-процессов?

    ROI можно измерить за счет снижения операционных затрат, повышения производительности, сокращения времени обработки и других ключевых показателей эффективности до и после внедрения автоматизации.

    Инструменты, такие как автоматическое создание контента и программное обеспечение для составления документов, могут предоставить информацию о приросте эффективности.

  • ⚔️ Как обеспечивается безопасность данных при автоматизации?

    Мы соблюдаем строгие стандарты безопасности, которые включают шифрование данных, регулярные аудиты и применение новейших методов защиты информации.

    Наш подход включает использование безопасного программного обеспечения для управления документами и их создания, чтобы защитить конфиденциальные данные.

  • ⏱ Какой план внедрения системы автоматизации?

    График внедрения зависит от сложности проекта, но мы стремимся оптимизировать процесс для обеспечения быстрой и эффективной интеграции с использованием передовых инструментов для создания и генерации документов.

    Обычно срок внедрения проекта составляет от нескольких недель до 1 месяца.

  • 🦾 Какие преимущества автоматизированного управления документами?

    Автоматизированное управление документами помогает сократить время, необходимое для обработки и управления документами, минимизировать ошибки, улучшить доступность и безопасность данных, а также облегчить соблюдение нормативных требований.

    Это является частью более широких усилий, таких как программное обеспечение для создания документов и инструменты для генерации документации, направленных на автоматизацию организационных задач.

  • 📑 Что означает автоматическое создание документов?

    Автоматическое создание документов относится к процессу автоматического формирования документов на основе заранее определённых шаблонов и данных, что сокращает время на подготовку документов и минимизирует вероятность ошибок.

    Этот процесс часто облегчается с помощью программного обеспечения для автоматического создания документов и использует технологии, такие как генератор документов на основе искусственного интеллекта, для повышения эффективности.

  • 🤖 Какого рода чат-боты вы разрабатываете?

    Мы разрабатываем различные виды чат-ботов, включая информационных ботов, ботов для автоматизации обслуживания клиентов, ботов для сбора данных и многие другие, адаптированные к конкретным потребностям вашей компании.

    Эти боты часто интегрируются с системами автоматического создания документов для оптимизации коммуникации.

    Мы создаем бизнес-чатботов для вебсайтов, WhatsApp, Facebook Messenger и API.

  • ⚙️ Что такое автоматизация бизнес-процессов?

    Автоматизация бизнес-процессов заключается в использовании технологий для выполнения повторяющихся задач или процессов в компании с целью снижения затрат и повышения эффективности.

    Это часто включает автоматическое создание документов, оптимизацию документооборота и улучшение общего управления документацией.

Share by:
Icon