System zarządzania dokumentami DocuSign CLM oferuje szeroki zakres funkcji do procesu zatwierdzania dokumentów. Firma DocuSign umożliwia szybkie, bezpieczne i kontrolowane przeprowadzanie zarówno wewnętrznego zatwierdzenia dokumentów, jak i zewnętrznego — z kontrahentami.
Aby lepiej zapoznać się z tą funkcjonalnością, poznajmy się kilku przykładom:
Teraz rozważmy prosty scenariusz, który można zaimplementować w dziale HR Twojej firmy przy użyciu DocuSign CLM.
Opis scenariusza:
Inżynier Mark jest zatrudniony w firmie na zasadzie umowy o pracę. Wewnętrzne procedury firmy wymagają powiadomienia Marka o zamiarze przedłużenia lub nieprzedłużania jego umowy na kolejny rok 30 dni przed wygaśnięciem umowy. Oznacza to, że proces przeglądu możliwości przedłużenia umowy Marka musi zostać uruchomiony 10 dni przed powiadomieniem. Proces zatwierdzenia obejmuje przełożonego Marka i dyrektora ds. personalnych.
Jeśli zdecydują o przedłużeniu umowy Marka, otrzyma on oficjalne pismo określające warunki zatrudnienia na kolejny rok. Jeśli Mark zgodzi się, otrzyma następnie umowę i ją podpisze. Jeśli jednak decyzja będzie dotyczyć zakończenia stosunku pracy z Markiem, otrzyma on pismo informujące go o tym.
Diagram schematyczny procesu
Teraz przyjrzyjmy się, jak DocuSign CLM ułatwia ten proces:
A. Jeśli umowa nie będzie odnawiana,
DocuSign CLM automatycznie generuje oficjalne pismo o braku odnowienia i wysyła je do pracowników w ramach systemu. Dostarczenie następuje natychmiast i jest rejestrowane w systemie.
lub
B. Jeśli umowa będzie odnawiana, DocuSign CLM automatycznie generuje umowę i korzysta z platformy DocuSign eSignature, aby wysłać ją do podpisu przez wszystkie strony. Po podpisaniu umowy przez pracowników i pracodawcę, jest ona automatycznie zarchiwizowana w repozytorium elektronicznych dokumentów wraz z Certyfikatem ukończenia.
W ten sposób cały proces zatwierdzania odbywa się w trybie w pełni zautomatyzowanym, gdzie każda osoba wykonuje tylko swoje przypisane zadania, a wszystkie dokumenty są generowane automatycznie przez
DocuSign CLM, uwzględniając podjęte decyzje.
Czy kiedykolwiek się zastanawialiście, jak wygląda proces zatwierdzania umowy handlowej z klientem w waszej firmie? Jak długo to trwa i jak jest to realizowane? Jesteśmy pewni, że się nad tym zastanawialiście, być może już nawet zautomatyzowaliście ten proces.
Pozwól nam pokazać, jak elegancko możesz zautomatyzować ten proces, używając DocuSign CLM. Wyniki automatyzacji pomogą Ci również ocenić skuteczność tego procesu w Twojej firmie.
Oto przykład procesu biznesowego negocjowania umowy handlowej w DocuSign CLM:
Proces składa się z kilku kluczowych kroków:
Krok 1. Przeniesienie wygenerowanej umowy do teczki klienta.
Ten etap rozpoczyna się automatycznym generowaniem umowy za pomocą narzędzi DocuSign CLM Document Generation. W skrócie, użytkownik musi jedynie wybrać rodzaj umowy z menu i wypełnić formularz wymaganymi danymi. Resztą zajmuje się DocuSign CLM Workflows: generuje umowę, przypisuje nazwę i tworzy oddzielny folder w repozytorium DocuSign CLM o opisowej nazwie.
Tak może wyglądać umowa wygenerowana w DocuSign CLM (automatycznie wprowadzone dane są oznaczone kolorem niebieskim):
Krok 2. Przypisanie atrybutów do umowy.
Na tym etapie DocuSign CLM automatycznie dodaje wszystkie niezbędne atrybuty dla tego rodzaju dokumentu. Atrybuty to narzędzie, które pozwala przechowywać i dalszo śledzić kluczowe dane umowy w celu analizy. Przykłady atrybutów obejmują datę podpisania umowy, datę rozpoczęcia, kwotę, sygnatariuszy i wiele innych.
Krok 3. Zatwierdzenie umowy przez kierownika działu.
Na tym etapie automatycznie wygenerowana umowa z atrybutami jest przesyłana do zatwierdzenia kierownikowi działu. Jeśli zatwierdzenie nie zostanie udzielone, umowa zostaje przesłana do edycji odpowiedniej osobie. Po dokonaniu edycji umowa ponownie jest przesyłana do przeglądu przez kierownika działu. Po zatwierdzeniu umowa automatycznie jest wysyłana do klienta w celu uzyskania dalszego zatwierdzenia.
Krok 4. Zatwierdzenie umowy przez klienta.
Na tym etapie umowa jest przesyłana do zatwierdzenia przez klienta. Klient otrzymuje powiadomienie mailem, klika na link, przechodzi do systemu DocuSign CLM — i rozpoczyna się przeglądanie i edytowanie umowy bezpośrednio w systemie. Po zakończeniu pracy umowa wraz z wszelkimi edycjami i komentarzami klienta automatycznie trafia z powrotem do Twojego systemu.
Przykład tego, jak wygląda ekran dla klienta podczas zgadzania się na umowę z nim:
Krok 5. Wysłanie do podpisu w celu zatwierdzenia prawnej i przez klienta.
Po zakończeniu pracy klienta nad umową w DocuSign CLM, zostaje ona przekierowana z powrotem do kierownika działu. Jeśli kierownik zatwierdzi zmiany wprowadzone przez klienta, DocuSign CLM automatycznie wysyła umowę w celu podpisania przez prawnika i klienta za pośrednictwem interfejsu DocuSign eSignature. Po złożeniu wszystkich podpisów umowa jest zapisywana jako plik PDF z podpisami w dedykowanym folderze w repozytorium DocuSign CLM, wraz z "Certyfikatem ukończenia", który zawiera informacje o sygnatariuszach i procesie podpisywania.
Przykład tego, jak wygląda ekran podczas podpisywania umowy:
DocuSign CLM umożliwia automatyzację procesu zatwierdzania umów z klientami, a także dokumentów wewnętrznych, zaangażowując użytkowników w miarę potrzeb. Tworzenie dokumentu, umieszczanie go w repozytorium, uzyskiwanie zatwierdzeń od wielu użytkowników i podpisywanie może zająć tylko 10-15 minut. Porównaj to do swojego obecnie stosowanego toku pracy dokumentów i oceń czas poświęcony na podobne procedury.
Procesy zautomatyzowane za pomocą DocuSign CLM są znacznie szybsze: to, co kiedyś zajmowało godziny lub dni, teraz można zrealizować w kilka minut.
Stwórz predefiniowane szablony, które pobierają informacje z systemów zewnętrznych, umożliwiając automatyczne generowanie kontraktów bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych.
Wykorzystaj ustanowione reguły biznesowe do określania, które segmenty treści powinny być włączane lub pomijane, w zależności od zmiennych takich jak lokalizacja i wartość kontraktu.
Rozpocznij proces przeglądu umów, monitoruj poprawki w licznych iteracjach, otrzymuj natychmiastowe powiadomienia i prowadź kompleksowy rejestr działań podejmowanych przez poszczególne osoby wraz z odpowiadającymi im znacznikami czasu.
Twój dział prawny może stworzyć kolekcję wcześniej zweryfikowanych klauzul oraz alternatywnych opcji, z których mogą korzystać osoby nieposiadającej wykształcenia prawniczego podczas prowadzenia negocjacji.
Bez wysiłku układaj ponad 100 predefiniowanych zadań na interfejsie graficznym, tworząc strukturalny i zautomatyzowany przepływ pracy dla procesów dotyczących umów z udziałem różnych współpracowników, recenzentów i osób zatwierdzających.
Skorzystaj z czołowego rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów, DocuSign eSignature (dostępne do osobnego zakupu), aby ułatwić wysyłanie dokumentów do podpisu.
Skonsoliduj, skategoryzuj i zsystematyzuj wszystkie umowy w jednolitym, przeszukiwalnym repozytorium, jednocześnie wprowadzając szczegółowe zarządzanie uprawnieniami.
Ustal procesy generowania raportów z przepływem pracy i kontraktów, aby odkryć cenne wnioski i nadzorować wszystkie operacje związane z kontraktami. Opracuj wizualne reprezentacje dla różnych kategorii raportów i konstruuj wyświetlacze pulpitu z wykresami do ścisłego monitorowania kluczowych wskaźników wydajności (KPI).
Korzystanie z preprojektowanych konektorów i rozbudowanych interfejsów API ułatwia płynne wykonywanie zasadniczych czynności związanych z kontraktem w zewnętrznych platformach biznesowych, takich jak SAP Ariba, Slack i Salesforce. Obejmuje to ekstrakcję danych, tworzenie umów, natychmiastowe otrzymywanie powiadomień, inicjowanie przepływów pracy i szereg dodatkowych funkcji w czasie rzeczywistym.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
Company Name
Oferujemy pełny zakres usług związanych z zakupem i wdrażaniem DocuSign CLM w Polsce
Jako oficjalny partner DocuSign, możemy zapewnić najkorzystniejsze warunki zakupu licencji
Przeprowadzimy wysokiej jakości i niezawodną integrację DocuSign CLM z Twoim istniejącym oprogramowaniem: CRM, ERP itp.
Każdy nasz klient ma dostęp do wsparcia 24/7, w dowolnym czasie i miejscu
Mówimy po angielsku, polsku i rosyjsku i ciągle poszerzamy naszą gamę obsługiwanych języków
Szukasz doskonalenia dla swojego biznesu? Firma Automation Fans oferuje Ci DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) - niezawodne rozwiązanie do optymalizacji zarządzania umowami. My, w Automation Fans, jako oficjalni partnerzy DocuSign w Polsce, zapewniamy płynne wdrożenie tego innowacyjnego systemu do Twojego biznesu.
Dzięki DocuSign CLM możesz zarządzać całym procesem życia umowy na jednej platformie, od tworzenia dokumentów prawnych po podpisanie kontraktu, co znacznie skróci czas na te procesy. Jeśli zdecydujesz się na zakup licencji DocuSign eSignature, tworzenie, zatwierdzanie i podpisywanie umów stanie się prostym i szybkim procesem.
Nasz zespół prowadzi szkolenia i pomaga personalizować system do konkretnych potrzeb Twojego biznesu, co czyni DocuSign CLM uniwersalnym i wygodnym narzędziem do automatyzacji tworzenia i zarządzania kontraktami.
Korzystając z DocuSign CLM, podniesiesz elektroniczny obieg dokumentow na nowy poziom, zwalniając czas na ważniejsze sprawy. Nie przegap szansy na optymalizację procesu zarządzania umowami dzięki oficjalnemu partnerowi firmy DocuSign w Polsce!
Skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej o możliwościach zakupu licencji DocuSign eSignature oraz zamówienia wdrożenia i integracji.
Jeśli masz jakiekolwiek dalsze pytania, proszę nie wahaj się skontaktować z nami po więcej informacji
Akceptujemy różne metody płatności, w tym przelewy bankowe, karty kredytowe oraz systemy płatności elektronicznej.
Prosimy o kontakt z naszym menedżerem w celu ustalenia najwygodniejszej metody płatności.
Czas trwania projektu zależy od jego zakresu i skomplikowania, jak również od naszych obecnych możliwości.
Ramy czasowe zazwyczaj są określane podczas etapu planowania projektu.
Zwykle czas realizacji projektu waha się od kilku tygodni do jednego miesiąca.
Nie jest konieczne posiadanie specjalnej wiedzy technicznej, aby współpracować z nami.
Dążymy do tego, aby proces współpracy był jak najprostszy i zrozumiały dla klientów, niezależnie od ich tła technicznego.
Nasz zespół wsparcia jest zawsze gotowy, aby wyjaśnić aspekty techniczne w przystępny sposób, zwłaszcza gdy chodzi o zaawansowane narzędzia do tworzenia i zarządzania dokumentacją.
Tak, wszyscy nasi pracownicy to wysoce wykwalifikowani profesjonaliści z bogatym doświadczeniem w automatyzacji procesów biznesowych oraz zarządzaniu dokumentacją korporacyjną.
Są akredytowani przez amerykańską firmę DocuSign, co potwierdza ich kompetencje oraz zaangażowanie naszej firmy w utrzymanie najwyższych standardów świadczenia usług.
Gwarantujemy jakość naszych usług oraz zapewniamy wsparcie po zakończeniu projektów.
Specyficzne warunki gwarancji są ustalane indywidualnie i szczegółowo opisane w umowie o świadczenie usług.
Tak, możemy zorganizować wstępny audyt w celu oceny Państwa obecnej infrastruktury i zidentyfikowania potencjalnych możliwości poprawy.
Pomaga to nam zaprojektować najbardziej efektywne rozwiązanie specjalnie dla Państwa firmy, zapewniając optymalną integrację oprogramowania do generowania dokumentów i zautomatyzowanych procesów.
Nasz zespół obsługuje komunikację w wielu językach, w tym angielskim, polskim i rosyjskim.
Prosimy o podanie preferowanego języka komunikacji podczas pierwszego kontaktu.
Przestrzegamy rygorystycznych zasad poufności i stosujemy zaawansowane technologie w celu ochrony wszystkich rodzajów danych i informacji, które przetwarzamy, zapewniając bezpieczne zarządzanie dokumentami i obsługę danych w naszych zautomatyzowanych systemach.
Tak, jako integrator systemów specjalizujemy się w tworzeniu rozwiązań, które można zintegrować z Państwa istniejącymi systemami, maksymalizując efektywność i minimalizując potrzebę znaczących zmian infrastrukturalnych.
Obejmuje to integrację zaawansowanego oprogramowania do tworzenia dokumentów lub wdrażanie kompleksowych systemów automatycznego generowania dokumentów.
Po zakończeniu projektu zwykle ustalamy okres gwarancyjny naszych usług, trwający jeden miesiąc.
W tym czasie wszelkie problemy związane z wdrożeniem są rozwiązywane bez dodatkowych kosztów.
Po upływie okresu gwarancji oferujemy usługi konserwacji pogwarancyjnej, aby zapewnić ciągłą funkcjonalność i efektywność systemów.
Obejmuje to regularne aktualizacje, wsparcie techniczne oraz dalsze usprawnienia w miarę potrzeb, co zapewnia, że system nadal efektywnie spełnia potrzeby Państwa firmy.
Tak, zapewniamy szkolenia oraz dokumentację dla pracowników Państwa firmy, aby zapewnić skuteczną integrację i użytkowanie zautomatyzowanych systemów, w tym szkolenia z obsługi oprogramowania do tworzenia dokumentów i platform automatyzacji.
Zapewniamy pełną przejrzystość naszego procesu pracy.
W zależności od Państwa preferencji, możemy wysyłać regularne raporty z postępu, organizować cotygodniowe spotkania w celu omówienia szczegółów lub udostępniać dostęp do naszej platformy zarządzania projektami.
Możliwe jest anulowanie zamówienia po jego potwierdzeniu, ale mogą obowiązywać kary lub opłaty w zależności od wykonanej pracy. Szczegóły są określone w umowie o świadczenie usług.
Aby zamówić nasze usługi, można skontaktować się z nami bezpośrednio za pomocą formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej lub drogą mailową.
Nasi menedżerowie skonsultują się z Państwem i pomogą wybrać optymalne rozwiązania dla Państwa firmy, czy to narzędzia do generowania dokumentów, czy kompleksowe systemy automatyzacji.
Tak, nasze rozwiązania automatyzacyjne są w pełni konfigurowalne i mogą być dostosowane do konkretnych wymagań Państwa firmy.
Ta elastyczność obejmuje zautomatyzowane tworzenie dokumentów, usprawnianie procesu tworzenia dokumentów oraz optymalizację całego przepływu dokumentów.
Koszt naszych usług różni się w zależności od takich czynników jak złożoność zadań, wymagana integracja i nakład pracy.
Najczęściej koszt projektu zaczyna się od równowartości 1500 EUR.
Aby uzyskać dokładną wycenę, prosimy o kontakt z nami, a przygotujemy szczegółową ofertę uwzględniającą Państwa potrzeby dotyczące oprogramowania do generowania dokumentów oraz innych narzędzi automatyzacji.
Oferujemy całodobowe wsparcie klienta poprzez różne kanały komunikacji, w tym telefon, e-mail oraz czat na żywo, aby zapewnić niezawodną pomoc w każdej chwili.
Nasz zespół jest dobrze przygotowany do obsługi zapytań związanych z oprogramowaniem do generowania dokumentów i automatycznym zarządzaniem dokumentacją.
Większość naszych rozwiązań integruje się bezproblemowo z istniejącymi systemami.
Jednak niektóre rozwiązania mogą wymagać specjalnego oprogramowania do tworzenia dokumentów, o czym poinformujemy Państwa z wyprzedzeniem.
Tak, wystawiamy faktury zgodne z przepisami VAT, aby spełnić wymogi prawne dotyczące podatków.
Prosimy o podanie, czy potrzebują Państwo specjalnej dokumentacji podatkowej podczas składania zamówienia.
ROI można zmierzyć poprzez zmniejszenie kosztów operacyjnych, zwiększenie produktywności, skrócenie czasu przetwarzania oraz inne kluczowe wskaźniki wydajności przed i po wdrożeniu automatyzacji.
Narzędzia takie jak automatyczne generowanie treści i oprogramowanie do tworzenia dokumentów mogą dostarczyć informacji na temat zysków efektywności.
Przestrzegamy rygorystycznych standardów bezpieczeństwa, które obejmują szyfrowanie danych, regularne audyty oraz stosowanie najnowszych metod zabezpieczeń informacji.
Nasze podejście obejmuje używanie bezpiecznego oprogramowania do zarządzania dokumentami i tworzenia dokumentów, aby chronić wrażliwe informacje.
Harmonogram wdrażania zależy od złożoności projektu, ale dążymy do optymalizacji procesu, aby zapewnić szybką i efektywną integrację przy użyciu zaawansowanych narzędzi do tworzenia dokumentów i rozwiązań do generowania dokumentów.
Najczęściej okres wdrażania projektu wynosi od kilku tygodni do 1 miesiąca.
Automatyzowane zarządzanie dokumentami pomaga zmniejszyć czas potrzebny na przetwarzanie i zarządzanie dokumentami, minimalizuje błędy, poprawia dostępność i bezpieczeństwo danych oraz ułatwia przestrzeganie wymogów regulacyjnych.
Jest to część szerszych wysiłków, takich jak oprogramowanie do tworzenia dokumentów i narzędzia do generowania dokumentacji, mające na celu automatyzację zadań organizacyjnych.
Automatyczne generowanie dokumentów odnosi się do procesu tworzenia dokumentów automatycznie na podstawie predefiniowanych szablonów i danych, co redukuje czas poświęcony na przygotowanie dokumentów i minimalizuje prawdopodobieństwo wystąpienia błędów.
Proces ten jest często ułatwiany przez oprogramowanie do automatycznego tworzenia dokumentów i wykorzystuje technologie, takie jak generator dokumentów oparty na sztucznej inteligencji, dla zwiększenia efektywności.
Rozwijamy różne rodzaje chatbotów, w tym boty informacyjne, boty do automatyzacji obsługi klienta, boty do zbierania danych i wiele innych, dostosowane do konkretnych potrzeb Państwa firmy.
Te boty są często integrowane z systemami automatycznego generowania dokumentów, aby usprawnić komunikację.
Tworzymy chatboty biznesowe na strony internetowe, WhatsApp, Facebook Messenger, API.
Automatyzacja procesów biznesowych polega na wykorzystywaniu technologii do wykonywania powtarzalnych zadań lub procesów w firmie w celu obniżenia kosztów i zwiększenia efektywności.
Często obejmuje to automatyczne generowanie dokumentów, usprawnianie przepływu dokumentów oraz poprawę ogólnego zarządzania dokumentacją.