DocuSign CLM in Deutschland: Prozesse der Vereinbarung und Zusammenarbeit mit Dokumenten im elektronischen Dokumentenverkehr.

Szenario 1: Vertragsverlängerungsbestätigung mit einem Mitarbeiter in DocuSign CLM

Nun betrachten wir ein einfaches Szenario, das in der HR-Abteilung Ihres Unternehmens mit DocuSign CLM implementiert werden kann.

Szenariobeschreibung: Ingenieur Mark ist auf Vertragsbasis bei der Firma beschäftigt. Die internen Verfahren des Unternehmens sehen vor, Mark 30 Tage vor Auslaufen des Vertrages über die Absicht zu informieren, seinen Vertrag für das folgende Jahr zu verlängern/nicht zu verlängern. Das bedeutet, dass der Prozess zur Überprüfung der Machbarkeit einer Verlängerung von Marks Vertrag 10 Tage vor der Benachrichtigung eingeleitet werden muss. Der Genehmigungsprozess beinhaltet Marks Vorgesetzten und den Personalchef.

Wenn sie sich entscheiden, Marks Vertrag zu verlängern, erhält er ein offizielles Schreiben, in dem die Beschäftigungsbedingungen für das nächste Jahr dargelegt werden. Wenn Mark zustimmt, erhält er dann den Vertrag und unterzeichnet ihn.

Wenn jedoch die Entscheidung getroffen wird, das Arbeitsverhältnis mit Mark zu beenden, erhält er ein Schreiben, das ihn darüber informiert.

Schematisches Diagramm des Prozesses

Schauen wir uns jetzt an, wie DocuSign CLM diesen Prozess erleichtert:

• Das System bestimmt autonom basierend auf Vertragsattributen, wann der Prozess eingeleitet werden soll. Es ist keine manuelle Intervention oder Outlook-Erinnerungen von Mitarbeitern erforderlich, um den Prozess zu starten. Der Prozess beginnt genau 40 Tage vor dem Ablaufdatum des Arbeitsvertrags des Mitarbeiters.
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• DocuSign CLM weist automatisch Aufgaben jedem Genehmiger zu und benachrichtigt sie sowohl innerhalb des Systems als auch per E-Mail.

• Jeder Genehmiger sieht eine neue Aufgabe in seiner Aufgabenliste. Die einzige Möglichkeit, sie zu entfernen, besteht darin, die Aufgabe abzuschließen.

• Sobald eine Entscheidung getroffen ist, kann der Prozess einen von zwei Wegen nehmen:

  A. Wenn der Vertrag nicht verlängert wird, generiert DocuSign CLM automatisch ein offizielles Nicht-Verlängerungsschreiben und sendet es dem Mitarbeiter innerhalb des Systems. Die Zustellung erfolgt sofort und wird innerhalb des Systems aufgezeichnet.

Oder

  B. Wenn der Vertrag verlängert wird, erzeugt DocuSign CLM automatisch den Vertrag und verwendet DocuSign eSignature, um ihn zur Unterzeichnung durch alle Parteien zu senden. Sobald sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber den Vertrag unterzeichnet haben, wird er automatisch im elektronischen Dokumentenarchiv zusammen mit der Vollendungszertifikat archiviert.

Auf diese Weise wird der gesamte Genehmigungsprozess vollautomatisch durchgeführt, wobei jeder Teilnehmer nur seine zugewiesenen Aufgaben ausführt, und alle Dokumente werden automatisch von DocuSign CLM generiert, unter Berücksichtigung der getroffenen Entscheidungen.

Szenario 2: Verhandlung eines Handelsvertrages mit dem Kunden in DocuSign CLM

Haben Sie jemals darüber nachgedacht, wie der Prozess der Genehmigung eines Handelsvertrags mit einem Kunden in Ihrem Unternehmen aussieht? Wie lange es dauert und wie es durchgeführt wird? Wir sind sicher, dass Sie darüber nachgedacht haben, vielleicht sogar automatisiert haben.

Lassen Sie uns erkunden, wie elegant Sie diesen Prozess mit DocuSign CLM automatisieren können. Die Ergebnisse dieser Automatisierung helfen Ihnen auch dabei, die Effektivität des Prozesses in Ihrem Unternehmen zu bewerten.

Ein Beispiel für einen Geschäftsprozess zur Verhandlung eines Handelsvertrages in DocuSign CLM:

Der Prozess besteht aus mehreren Schlüsselschritten:

Schritt 1. Verschieben des erstellten Vertrags in den Ordner des Kunden.

Diese Phase beginnt mit der automatischen Vertragserstellung mit den DocuSign CLM Dokumentengenerierungstools. Kurz gesagt, der Benutzer muss nur den Vertragstyp aus dem Menü auswählen und das Formular mit den erforderlichen Daten ausfüllen. Der Rest wird von den DocuSign CLM Workflows gehandhabt: Es generiert den Vertrag, weist einen Namen zu und erstellt einen separaten Ordner in der DocuSign CLM Repository mit einem beschreibenden Namen.

So könnte der Vertrag, der in DocuSign CLM erstellt wurde, aussehen (automatisch eingegebene Daten sind blau markiert):

Schritt 2. Anwendung von Attributen auf den Vertrag.

In dieser Phase fügt DocuSign CLM automatisch alle notwendigen Attribute für diesen Dokumententyp hinzu. Attribute sind ein Werkzeug, das das Speichern und weitere Verfolgen von Schlüsseldaten des Vertrags zur Analyse ermöglicht. Beispiele für Attribute sind Vertragsunterzeichnungsdatum, Startdatum, Betrag, Unterzeichner und mehr.

Schritt 3. Vertragszustimmung mit dem Abteilungsleiter.

In dieser Phase wird der automatisch generierte Vertrag mit Attributen zur Genehmigung an den Abteilungsleiter gesendet. Wenn keine Genehmigung erteilt wird, wird der Vertrag zur Bearbeitung an die verantwortliche Person gesendet. Sobald der Vertrag bearbeitet ist, wird er erneut zur Überprüfung durch den Abteilungsleiter eingereicht. Nach der Genehmigung wird der Vertrag automatisch zur weiteren Zustimmung an den Kunden gesendet.

Schritt 4. Vertragszustimmung mit einem Kunden.

In dieser Phase wird der Vertrag zur Genehmigung an den Kunden gesendet. Der Kunde erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, folgt dem Link zu Ihrem DocuSign CLM und beginnt mit der Überprüfung und Bearbeitung des Vertrags direkt im System. Sobald sie ihre Arbeit beendet haben, gelangt der Vertrag zusammen mit allen Änderungen und Kommentaren des Kunden automatisch in Ihr System.

So sieht der Bildschirm für den Kunden aus, wenn er einen Vertrag mit ihm abschließt:

Schritt 5. Senden zur Unterschrift für Rechtsabteilung und Kunde.

Nachdem der Kunde die Arbeit am Vertrag in DocuSign CLM abgeschlossen hat, wird dieser zurück an den Abteilungsleiter weitergeleitet. Wenn der Leiter die vom Kunden vorgenommenen Änderungen genehmigt, sendet DocuSign CLM den Vertrag automatisch zur Unterschrift an den Anwalt und den Kunden über die DocuSign eSignature-Schnittstelle. Sobald alle Parteien den Vertrag unterzeichnet haben, wird er als PDF mit Unterschriften in einem dedizierten Ordner im DocuSign CLM-Repository gespeichert, zusammen mit einer "Bescheinigung über die Fertigstellung", die die Unterzeichnerinformationen und den Unterschriftsprozess dokumentiert.

So sieht der Bildschirm für Sie aus, wenn Sie den Vertrag unterschreiben: