DocuSign CLM
DocuSign CLM in Deutschland: Automatisierte Dokumentenerstellung in der elektronischen Dokumentenverwaltung
von einem offiziellen DocuSign Partner in Deutschland
Herausforderungen des manuellen Dokumentenmanagements für Unternehmen
Jedes Unternehmen hat in seiner Praxis mit der Arbeit mit verschiedenen Dokumenten zu tun. Mitarbeiter aller Art sind mit ihnen beschäftigt, angefangen von denen, die an vorderster Front stehen und direkt mit Kunden interagieren, bis hin zum Top-Management des Unternehmens. Und oft ist jedem von ihnen nicht bewusst, wie wichtig der Dokumentenworkflow nicht nur aus rechtlicher Sicht, sondern auch aus kommerzieller Sicht ist.
Schauen Sie sich diese Fälle an, und Sie werden sicherlich etwas sehen, mit dem Sie jeden Tag konfrontiert sind:
Fall 1: Komplexe logische Verbindungen zwischen den Klauseln des Vertrags
Der Prozess der Erstellung oder Änderung eines Vertrags in einer solchen Weise, dass alle seine Teile nahtlos integriert und aufeinander abgestimmt sind, ist für jeden Anwalt oder Spezialisten, der dieses Dokument später überprüfen wird, eine äußerst wichtige und komplexe Aufgabe.
Nehmen wir zum Beispiel die Situation bei der Erstellung eines Kaufvertrags. In einem solchen Vertrag gibt es unweigerlich eine Klausel über Zahlungsbedingungen. Und diese Klausel muss logisch mit beispielsweise einer Klausel über Strafsanktionen verbunden sein: Wenn der Vertrag eine 100%ige Vorauszahlung vorsieht, wäre es logisch, Informationen über Strafen für Zahlungsverzögerungen aus dem Vertrag auszuschließen. Dies ist eine sehr häufige Situation, aber wenn sie nicht sorgfältig durchdacht wird, kann sie zu Fragen und Forderungen nach Korrekturen während der Vertragsverhandlung mit dem Kunden führen, was den Vertragsabschlussprozess verlängert.
Dies ist nur ein beispielhaftes Beispiel, aber jeder Anwalt weiß, dass in einem Vertrag nicht nur diese beiden Klauseln miteinander verknüpft sein können. In kommerziellen Verträgen gibt es viele solcher Verbindungen. Und eine Person ist verantwortlich für die Überwachung all dessen. Egal wie professionell sie sind, es besteht immer die Möglichkeit, etwas zu übersehen, einfach aufgrund vorübergehender Aufmerksamkeitslücken. Das Ergebnis sind mehrere Revisionen, Verhandlungen und Neuverhandlungen, die zu Notfällen führen.
Fall 2: Zu häufige Genehmigungen von Dokumenten
In jedem Unternehmen, das Waren und Dienstleistungen verkauft, arbeiten Spezialisten an vorderster Front. Ein Paradebeispiel sind Vertriebsprofis, die täglich, ja stündlich, eine enorme Menge an Dokumenten bearbeiten.
Um die Arbeit solcher Mitarbeiter zu erleichtern, werden in der Regel 1 - 3 Vertragsvarianten mit unterschiedlichen Standardbedingungen entwickelt. Zum Beispiel ein Vertrag mit Zahlungsaufschub oder ein Vertrag mit Vorauszahlung.
Die Realität verlangt jedoch oft noch flexiblere Arbeitsbedingungen. Zum Beispiel möchte ein Kunde eine erweiterte Garantie für ein Produkt in den Vertrag aufnehmen oder Kündigungsbedingungen festlegen, die von den ursprünglichen Bedingungen abweichen. In den meisten Unternehmen haben Vertriebsspezialisten nicht die Befugnis, solche Änderungen in den Vertrag aufzunehmen. Hier entsteht ein "Flaschenhals": Der Verkaufsprozess beginnt sich zu verlangsamen, weil alle Änderungen erst genehmigt und dann in den Vertrag aufgenommen werden müssen, während sicherzustellen ist, dass die Logik des Vertrags und die logischen Zusammenhänge zwischen seinen Klauseln intakt bleiben.
Die Dauer solcher Genehmigungen wird nicht in Stunden, sondern in Tagen und sogar Wochen gemessen. Dies kann wiederum zu übermäßig langen Verkaufszyklen und Gewinnverlusten oder sogar zum Verlust des Kunden führen, da aus der Sicht des Kunden, im Gegensatz zu Ihrer, es einfach erscheint: "Was hindert Sie daran, diese paar Änderungen vorzunehmen? Warum dauert es so lange?"
Kennen Sie diese Situationen?
Wenn ja, sollten Sie sich mit der Technologie der automatisierten Dokumentenerstellung vertraut machen - sie wird Ihnen helfen, zahlreiche unangenehme Situationen, einschließlich der oben beschriebenen, zu vermeiden.
Der weltweite Marktführer für automatisierte Dokumentenworkflows ist das amerikanische Unternehmen DocuSign, mit dem unser Unternehmen offizieller Partner ist. Daher werden wir uns nun die Lösung von DocuSign CLM Document Generation anhand des Beispiels der automatisierten Vertragserstellung ansehen.
DocuSign CLM: Automatische Vertragserstellung in drei Schritten
DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) Document Generation ist ein Feature, das den Prozess der Dokumentenerstellung innerhalb des Vertragsmanagement-Workflows automatisiert und rationalisiert. Es ermöglicht Unternehmen, maßgeschneiderte Dokumente, wie Verträge, Vereinbarungen und Angebote, durch Befüllen von Vorlagen mit relevanten Daten und Informationen dynamisch zu generieren. Dieses Feature verbessert Effizienz, Genauigkeit und Konsistenz bei der Dokumentenerstellung, reduziert manuellen Aufwand und potenzielle Fehler im Vertragsmanagementprozess.
Schritt 1. Wählen Sie das Dokument aus, das Sie möchten
Um die Funktion zur Dokumentengenerierung in DocuSign CLM zu nutzen, müssen Sie das gewünschte Dokument aus dem Menü auswählen, das eine automatisierte Generierung erfordert. Dieses Menü besteht aus vorbereiteten Dokumentenvorlagen mit inhärenter Logik, die Verbindungen zwischen verschiedenen Vertragsklauseln herstellt. Das bedeutet, dass eine Änderung einer Bedingung in einem Element automatisch die Bedingungen in anderen Abschnitten beeinflusst.
Schritt 2. Füllen Sie das Formular aus
Der nächste Schritt beinhaltet das Ausfüllen eines Vertragsformulars oder eines anderen generierten Dokuments. Alle dokumentbezogenen Aufgaben finden innerhalb nutzerfreundlicher, vorgefertigter Formulare statt. Die Nutzer manipulieren das Dokument nicht direkt; stattdessen tragen sie grundlegende Vertragsbedingungen in Formularfelder ein.
Die Mehrheit dieser Bedingungen ist von Ihrer Rechtsabteilung vorab genehmigt und als Standardauswahl in Dropdown-Menüs enthalten. Im Wesentlichen können Mitarbeiter selbständig Verträge mit vorbestimmten Klauseln erstellen. Dies ermöglicht mehrere Variationen der gleichen Vertragsklausel.
Zur Veranschaulichung können Sie sich das obenstehende Bild ansehen. Es zeigt, dass Mitarbeiter ihre benötigte Option aus einem Dropdown auswählen, wie zum Beispiel die Kündigungsfrist für Vertragsbeendigungen. Gleichzeitig erscheint automatisch Text im Feld unter dem Dropdown, der bereit ist, in den Vertrag aufgenommen zu werden, basierend auf der gewählten Bedingung. Zum Beispiel haben die Mitarbeiter zwei Möglichkeiten:
1. Wenn "90 Tage Kündigungsfrist" gewählt wird, wird der Text "Dieser Vertrag kann von beiden Parteien ohne Angabe von Gründen mit neunzig (90) Kalendertagen vorheriger schriftlicher Mitteilung an die andere Partei gekündigt werden" automatisch in den Vertrag eingefügt.
2. Die Wahl für "10 Tage Kündigungsfrist" führt zu folgendem Text, der in den Vertrag aufgenommen wird: "Die Parteien haben die Möglichkeit, den Vertrag jederzeit mit einer Kündigungsfrist von 10 Tagen zu kündigen."
Diese Funktion ermöglicht die sichere Delegation von Vertragsentwurfstätigkeiten, zum Beispiel an einen Verkaufsspezialisten, ohne die Sorge, unbeabsichtigt schädliche Daten einzufügen. Darüber hinaus besteht kein Bedarf an wiederholten Rechtsberatungen bei der Wahl von Bedingungen, die über die Standardbedingungen hinausgehen.
Schritt 3. Erhalten Sie ein fertiges Dokument
Dies ist ein Beispiel für einen generierten Vertrag. Alle automatisch eingefügten Daten sind blau hervorgehoben.
Sie können das Dokumentenbild ein- und auszoomen.
Sobald alle Formularfelder ausgefüllt sind, erhalten Sie ein vollständig vorbereitetes Dokument mit allen notwendigen Informationen, bereit zur sofortigen Verwendung. Damit ist der Vertragserstellungsprozess abgeschlossen. Typischerweise dauert der gesamte Prozess der Erstellung eines Vertrags basierend auf Benutzeraktionen nur wenige Minuten.
Die nachfolgenden Aktionen hängen von Ihren Vorlieben ab. Wenn Sie die Genauigkeit des Vertrages sicherstellen möchten, haben Sie die Möglichkeit, ihn innerhalb von DocuSign CLM zu überprüfen oder ihn zur späteren Prüfung zu speichern. Wenn Sie mit dem Inhalt des neuen Vertrages zufrieden sind, können Sie ihn direkt an den nächsten Empfänger senden. Dieser Empfänger könnte eine externe Partei sein, die die von Ihnen festgelegten Bedingungen bestätigen muss. Einige Vertragstypen könnten zusätzliche Prüfungsrunden mit Kollegen erfordern. Unabhängig von den nachfolgenden Schritten in Ihrem Workflow können Ihre Kontoeinstellungen so konfiguriert werden, dass dieser Schritt automatisch ausgelöst wird.
DocuSign CLM: Noch mehr Funktionalität
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