Każda firma w swojej praktyce ma do czynienia z pracą nad różnymi dokumentami. Pracownicy wszystkich rodzajów zajmują się nimi, począwszy od tych na pierwszej linii, bezpośrednio współpracujących z klientami, a skończywszy na najwyższym kierownictwie firmy. A często każdy z nich nie zdaje sobie sprawy, jak istotny jest proces obiegu dokumentów nie tylko z perspektywy prawnej, ale także komercyjnej.
Spójrz na te przypadki, z którymi spotykasz się codziennie — i na pewno zobaczysz coś:
Proces tworzenia lub modyfikowania umowy w taki sposób, aby wszystkie jej części były bezproblemowo zintegrowane i uzupełniały się nawzajem, to niezwykle istotne i skomplikowane zadanie dla każdego prawnika lub specjalisty, który będzie przeglądać ten dokument w przyszłości.
Jako przykład, rozważmy sytuację związaną z tworzeniem umowy sprzedaży. W każdej takiej umowie nieodmiennie znajduje się klauzula dotycząca warunków płatności. Ta klauzula musi być logicznie powiązana, na przykład, z klauzulą dotyczącą sankcji karnej: jeśli umowa przewiduje 100% przedpłatę, logiczne jest wyłączenie informacji o karach za opóźnienie w płatnościach z umowy. To bardzo powszechna sytuacja, ale jeśli nie jest dokładnie przemyślana, może prowadzić do pytań i żądań korekt podczas negocjacji umowy z klientem, co wydłuża proces podpisywania umowy.
To tylko jeden przykładowy przypadek ilustrujący, że nie tylko te dwie klauzule mogą być ze sobą powiązane w umowie. W umowach handlowych istnieje wiele takich powiązań. I ktoś jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego wszystkiego. Bez względu na to, jak bardzo są profesjonalni, zawsze istnieje możliwość przeoczenia czegoś, po prostu z powodu chwilowego braku uwagi. Efektem są liczne poprawki, negocjacje i ponowne negocjacje, prowadzące do sytuacji awaryjnych.
W każdej firmie zajmującej się sprzedażą towarów i usługami pracują specjaliści działający na pierwszej linii. Doskonałym przykładem są profesjonaliści ds. sprzedaży, którzy codziennie, a nawet co godzinę, zajmują się ogromnym wolumenem dokumentów.
Aby ułatwić pracę takim pracownikom, zwykle opracowuje się 1-3 warianty umów z różnymi standardowymi warunkami. Na przykład umowa z odroczoną płatnością lub umowa z płatnością z góry.
Jednak rzeczywistość dyktuje, że klienci często żądają jeszcze bardziej elastycznych warunków pracy. Na przykład klient może chcieć zawrzeć w umowie przedłużoną gwarancję na produkt lub określić warunki wypowiedzenia inne niż pierwotne. W większości firm specjaliści ds. sprzedaży nie mają uprawnienia do wprowadzania takich zmian do umowy. Pojawia się więc "wąskie gardło": proces sprzedaży zaczyna zwalniać, ponieważ wszystkie poprawki muszą być najpierw zatwierdzone, a następnie dodane do umowy, przy zachowaniu logicznej spójności umowy i logicznych połączeń między jej klauzulami.
Czas trwania takich zatwierdzeń mierzy się nie w godzinach, ale w dniach, a nawet tygodniach. To z kolei może prowadzić do nadmiernie długich cykli sprzedaży i utraty zysku, a nawet utraty klienta jako całości, ponieważ z perspektywy klienta, w odróżnieniu od Twojej, wydaje się to proste: "Co stoi na przeszkodzie wprowadzeniu tych kilku poprawek? Dlaczego to tak długo trwa?"
Jeśli tak, to lepiej zapoznać się z technologią automatycznego generowania dokumentów — pomoże to uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji, włącznie z opisanymi powyżej.
Globalnym liderem w automatyzacji elektronicznego obiegu dokumentów jest amerykańska firma DocuSign, z którą nasza firma jest oficjalnym partnerem. Dlatego teraz zajmiemy się rozwiązaniem
DocuSign CLM do generowania dokumentów —
na przykładzie automatycznego generowania umów.
Funkcja generowania dokumentów DocuSign CLM (Contract Lifecicle Managment) to narzędzie automatyzujące i usprawniające proces tworzenia dokumentów w ramach przepływu pracy zarządzania umowami. Umożliwia przedsiębiorstwom dynamiczne generowanie dostosowanych dokumentów, takich jak umowy i propozycje, poprzez wypełnianie szablonów odpowiednimi danymi i informacjami. Ta funkcja zwiększa efektywność, dokładność i spójność w tworzeniu dokumentów, ograniczając wysiłek manualny oraz potencjalne błędy w procesie zarządzania umowami.
Aby rozpocząć korzystanie z funkcji Generowania Dokumentów w DocuSign CLM, trzeba wybrać zamierzony dokument z menu, który wymaga automatycznego generowania. To menu obejmuje wcześniej przygotowane szablony dokumentów z wbudowaną logiką, ustanawiającą połączenia między różnymi klauzulami umowy. Oznacza to, że zmiana warunku w jednym elemencie automatycznie wpłynie na warunki w innych sekcjach.
Następny krok polega na wypełnieniu formularza umowy lub innego wygenerowanego dokumentu. Wszystkie zadania związane z dokumentami odbywają się w przyjaznych użytkownikowi, wcześniej zaprojektowanych formularzach. Użytkownicy nie manipulują bezpośrednio samym dokumentem; zamiast tego wprowadzają podstawowe warunki umowy w pola formularza.
Większość tych warunków jest zatwierdzana przez dział prawny i jest zawarta jako standardowe wybory w rozwijanych menu. W zasadzie pracownicy mogą samodzielnie tworzyć umowy, używając wcześniej ustalonych klauzul. To pozwala na wielokrotne wariacje tego samego punktu umowy.
Aby zapewnić jasność, można odnieść się do powyższego obrazu. Ilustruje on, że pracownicy wybierają wymaganą opcję z menu rozwijanego, taką jak okres wypowiedzenia umowy. Jednocześnie tekst automatycznie pojawia się w polu poniżej menu rozwijanego, gotowy do umieszczenia w umowie w oparciu o wybrany warunek. Na przykład pracownicy mają 2 możliwości:
1. "90 dni wypowiedzenia": jeśli wybrana zostanie ta opcja, automatycznie pojawia się tekst "Umowę tę można wypowiedzieć bez podania przyczyny przez którąkolwiek ze stron za wypowiedzeniem pisemnym z wyprzedzeniem dziewięćdziesięciu (90) kalendarzowych dni drugiej stronie".
2. "10 dni wypowiedzenia": wybranie tej opcji skutkuje umieszczeniem w umowie następującego tekstu: "Strony mają możliwość wypowiedzenia Umowy w dowolnym momencie, podając 10 dni wypowiedzenia."
Ta funkcja umożliwia bezpieczne powierzenie zadań tworzenia umów, na przykład specjaliście ds. sprzedaży, bez obawy o nieumyślne wstawienie szkodliwych danych. Dodatkowo, nie ma potrzeby wielokrotnych konsultacji prawnych przy wybieraniu warunków poza standardowymi.
To jest przykład wygenerowanego kontraktu. Wszystkie automatycznie wprowadzone dane są podświetlone na niebiesko.
Można powiększać i pomniejszać obraz dokumentu.
Kiedy wszystkie pola formularza zostaną uzupełnione, otrzymasz w pełni przygotowany dokument zawierający wszystkie niezbędne informacje, gotowy do natychmiastowego użycia. To kończy proces generowania umowy. Zazwyczaj cały proces tworzenia umowy na podstawie działań użytkownika trwa kilka minut.
Następne kroki zależą od twoich preferencji. Jeśli chcesz zagwarantować dokładność umowy — masz opcję jej przeglądu w ramach systemu DocuSign CLM lub zapisania jej w celu późniejszej kontroli. Jeśli zadowala cię treść nowej umowy — można przejść do jej wysłania bezpośrednio do kolejnego odbiorcy. Tym odbiorcą może być zewnętrzna strona, która musi zaakceptować warunki, które ustaliłeś. Niektóre rodzaje umów mogą wymagać dodatkowych rund przeglądów z udziałem kolegów. Niezależnie od kolejnych kroków w twoim procesie pracy, ustawienia twojego konta mogą zostać skonfigurowane, aby automatycznie uruchamiały ten krok.
Stwórz predefiniowane szablony, które pobierają informacje z systemów zewnętrznych, umożliwiając automatyczne generowanie kontraktów bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych.
Wykorzystaj ustanowione reguły biznesowe do określania, które segmenty treści powinny być włączane lub pomijane, w zależności od zmiennych takich jak lokalizacja i wartość kontraktu.
Rozpocznij proces przeglądu umów, monitoruj poprawki w licznych iteracjach, otrzymuj natychmiastowe powiadomienia i prowadź kompleksowy rejestr działań podejmowanych przez poszczególne osoby wraz z odpowiadającymi im znacznikami czasu.
Twój dział prawny może stworzyć kolekcję wcześniej zweryfikowanych klauzul oraz alternatywnych opcji, z których mogą korzystać osoby nieposiadającej wykształcenia prawniczego podczas prowadzenia negocjacji.
Bez wysiłku układaj ponad 100 predefiniowanych zadań na interfejsie graficznym, tworząc strukturalny i zautomatyzowany przepływ pracy dla procesów dotyczących umów z udziałem różnych współpracowników, recenzentów i osób zatwierdzających.
Skorzystaj z czołowego rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów, DocuSign eSignature (dostępne do osobnego zakupu), aby ułatwić wysyłanie dokumentów do podpisu.
Skonsoliduj, skategoryzuj i zsystematyzuj wszystkie umowy w jednolitym, przeszukiwalnym repozytorium, jednocześnie wprowadzając szczegółowe zarządzanie uprawnieniami.
Ustal procesy generowania raportów z przepływem pracy i kontraktów, aby odkryć cenne wnioski i nadzorować wszystkie operacje związane z kontraktami. Opracuj wizualne reprezentacje dla różnych kategorii raportów i konstruuj wyświetlacze pulpitu z wykresami do ścisłego monitorowania kluczowych wskaźników wydajności (KPI).
Korzystanie z preprojektowanych konektorów i rozbudowanych interfejsów API ułatwia płynne wykonywanie zasadniczych czynności związanych z kontraktem w zewnętrznych platformach biznesowych, takich jak SAP Ariba, Slack i Salesforce. Obejmuje to ekstrakcję danych, tworzenie umów, natychmiastowe otrzymywanie powiadomień, inicjowanie przepływów pracy i szereg dodatkowych funkcji w czasie rzeczywistym.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
Company Name
Oferujemy pełny zakres usług związanych z zakupem i wdrażaniem DocuSign CLM w Polsce
Jako oficjalny partner DocuSign, możemy zapewnić najkorzystniejsze warunki zakupu licencji
Przeprowadzimy wysokiej jakości i niezawodną integrację DocuSign CLM z Twoim istniejącym oprogramowaniem: CRM, ERP itp.
Każdy nasz klient ma dostęp do wsparcia 24/7, w dowolnym czasie i miejscu
Mówimy po angielsku, polsku i rosyjsku i ciągle poszerzamy naszą gamę obsługiwanych języków
Szukasz skutecznego zarządzania dokumentacją w swoim biznesie? Na uwagę zasługuje produkt światowego lidera w dziedzinie elektronicznego obrotu dokumentami - DocuSign CLM, oferowany przez firmę Automation Fans - oficjalnego partnera DocuSign w Polsce.
DocuSign CLM to nowoczesne narzędzie do zarządzania cyklem życia kontraktów, zapewniające automatyzację tworzenia, zatwierdzania, podpisywania i realizowania dokumentów. Wprowadzenie DocuSign CLM eliminuje ryzyko błędów, wzmacnia kontrolę nad obrotem dokumentami i ułatwia pracę z umowami.
Dzięki DocuSign CLM biznes staje się bardziej elastyczny i mobilny, oszczędzając czas i wysiłek na tworzenie i przekazywanie dokumentów. Platforma oferuje niezawodne wirtualne magazynowanie wszystkich dokumentów z wygodnym systemem wyszukiwania i funkcją automatycznego tworzenia prawnie poprawnych umów i porozumień.
W firmie Automation Fans, jako oficjalnym partnerze DocuSign w Polsce, możesz nabyć licencje DocuSign CLM oraz zamówić wdrożenie DocuSign CLM i integrację z DocuSign eSignature, CRM, ERP i innymi systemami. Nasz zespół profesjonalistów posiada duże doświadczenie w automatyzacji procesów biznesowych i jest gotów pomóc ci uczynić twój biznes jeszcze bardziej udanym i efektywnym.
Z DocuSign CLM od Automation Fans otrzymasz zaawansowany system automatyzacji i obrotu dokumentami dla Twojego biznesu.
Jeśli masz jakiekolwiek dalsze pytania, proszę nie wahaj się skontaktować z nami po więcej informacji
Akceptujemy różne metody płatności, w tym przelewy bankowe, karty kredytowe oraz systemy płatności elektronicznej.
Prosimy o kontakt z naszym menedżerem w celu ustalenia najwygodniejszej metody płatności.
Czas trwania projektu zależy od jego zakresu i skomplikowania, jak również od naszych obecnych możliwości.
Ramy czasowe zazwyczaj są określane podczas etapu planowania projektu.
Zwykle czas realizacji projektu waha się od kilku tygodni do jednego miesiąca.
Nie jest konieczne posiadanie specjalnej wiedzy technicznej, aby współpracować z nami.
Dążymy do tego, aby proces współpracy był jak najprostszy i zrozumiały dla klientów, niezależnie od ich tła technicznego.
Nasz zespół wsparcia jest zawsze gotowy, aby wyjaśnić aspekty techniczne w przystępny sposób, zwłaszcza gdy chodzi o zaawansowane narzędzia do tworzenia i zarządzania dokumentacją.
Tak, wszyscy nasi pracownicy to wysoce wykwalifikowani profesjonaliści z bogatym doświadczeniem w automatyzacji procesów biznesowych oraz zarządzaniu dokumentacją korporacyjną.
Są akredytowani przez amerykańską firmę DocuSign, co potwierdza ich kompetencje oraz zaangażowanie naszej firmy w utrzymanie najwyższych standardów świadczenia usług.
Gwarantujemy jakość naszych usług oraz zapewniamy wsparcie po zakończeniu projektów.
Specyficzne warunki gwarancji są ustalane indywidualnie i szczegółowo opisane w umowie o świadczenie usług.
Tak, możemy zorganizować wstępny audyt w celu oceny Państwa obecnej infrastruktury i zidentyfikowania potencjalnych możliwości poprawy.
Pomaga to nam zaprojektować najbardziej efektywne rozwiązanie specjalnie dla Państwa firmy, zapewniając optymalną integrację oprogramowania do generowania dokumentów i zautomatyzowanych procesów.
Nasz zespół obsługuje komunikację w wielu językach, w tym angielskim, polskim i rosyjskim.
Prosimy o podanie preferowanego języka komunikacji podczas pierwszego kontaktu.
Przestrzegamy rygorystycznych zasad poufności i stosujemy zaawansowane technologie w celu ochrony wszystkich rodzajów danych i informacji, które przetwarzamy, zapewniając bezpieczne zarządzanie dokumentami i obsługę danych w naszych zautomatyzowanych systemach.
Tak, jako integrator systemów specjalizujemy się w tworzeniu rozwiązań, które można zintegrować z Państwa istniejącymi systemami, maksymalizując efektywność i minimalizując potrzebę znaczących zmian infrastrukturalnych.
Obejmuje to integrację zaawansowanego oprogramowania do tworzenia dokumentów lub wdrażanie kompleksowych systemów automatycznego generowania dokumentów.
Po zakończeniu projektu zwykle ustalamy okres gwarancyjny naszych usług, trwający jeden miesiąc.
W tym czasie wszelkie problemy związane z wdrożeniem są rozwiązywane bez dodatkowych kosztów.
Po upływie okresu gwarancji oferujemy usługi konserwacji pogwarancyjnej, aby zapewnić ciągłą funkcjonalność i efektywność systemów.
Obejmuje to regularne aktualizacje, wsparcie techniczne oraz dalsze usprawnienia w miarę potrzeb, co zapewnia, że system nadal efektywnie spełnia potrzeby Państwa firmy.
Tak, zapewniamy szkolenia oraz dokumentację dla pracowników Państwa firmy, aby zapewnić skuteczną integrację i użytkowanie zautomatyzowanych systemów, w tym szkolenia z obsługi oprogramowania do tworzenia dokumentów i platform automatyzacji.
Zapewniamy pełną przejrzystość naszego procesu pracy.
W zależności od Państwa preferencji, możemy wysyłać regularne raporty z postępu, organizować cotygodniowe spotkania w celu omówienia szczegółów lub udostępniać dostęp do naszej platformy zarządzania projektami.
Możliwe jest anulowanie zamówienia po jego potwierdzeniu, ale mogą obowiązywać kary lub opłaty w zależności od wykonanej pracy. Szczegóły są określone w umowie o świadczenie usług.
Aby zamówić nasze usługi, można skontaktować się z nami bezpośrednio za pomocą formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej lub drogą mailową.
Nasi menedżerowie skonsultują się z Państwem i pomogą wybrać optymalne rozwiązania dla Państwa firmy, czy to narzędzia do generowania dokumentów, czy kompleksowe systemy automatyzacji.
Tak, nasze rozwiązania automatyzacyjne są w pełni konfigurowalne i mogą być dostosowane do konkretnych wymagań Państwa firmy.
Ta elastyczność obejmuje zautomatyzowane tworzenie dokumentów, usprawnianie procesu tworzenia dokumentów oraz optymalizację całego przepływu dokumentów.
Koszt naszych usług różni się w zależności od takich czynników jak złożoność zadań, wymagana integracja i nakład pracy.
Najczęściej koszt projektu zaczyna się od równowartości 1500 EUR.
Aby uzyskać dokładną wycenę, prosimy o kontakt z nami, a przygotujemy szczegółową ofertę uwzględniającą Państwa potrzeby dotyczące oprogramowania do generowania dokumentów oraz innych narzędzi automatyzacji.
Oferujemy całodobowe wsparcie klienta poprzez różne kanały komunikacji, w tym telefon, e-mail oraz czat na żywo, aby zapewnić niezawodną pomoc w każdej chwili.
Nasz zespół jest dobrze przygotowany do obsługi zapytań związanych z oprogramowaniem do generowania dokumentów i automatycznym zarządzaniem dokumentacją.
Większość naszych rozwiązań integruje się bezproblemowo z istniejącymi systemami.
Jednak niektóre rozwiązania mogą wymagać specjalnego oprogramowania do tworzenia dokumentów, o czym poinformujemy Państwa z wyprzedzeniem.
Tak, wystawiamy faktury zgodne z przepisami VAT, aby spełnić wymogi prawne dotyczące podatków.
Prosimy o podanie, czy potrzebują Państwo specjalnej dokumentacji podatkowej podczas składania zamówienia.
ROI można zmierzyć poprzez zmniejszenie kosztów operacyjnych, zwiększenie produktywności, skrócenie czasu przetwarzania oraz inne kluczowe wskaźniki wydajności przed i po wdrożeniu automatyzacji.
Narzędzia takie jak automatyczne generowanie treści i oprogramowanie do tworzenia dokumentów mogą dostarczyć informacji na temat zysków efektywności.
Przestrzegamy rygorystycznych standardów bezpieczeństwa, które obejmują szyfrowanie danych, regularne audyty oraz stosowanie najnowszych metod zabezpieczeń informacji.
Nasze podejście obejmuje używanie bezpiecznego oprogramowania do zarządzania dokumentami i tworzenia dokumentów, aby chronić wrażliwe informacje.
Harmonogram wdrażania zależy od złożoności projektu, ale dążymy do optymalizacji procesu, aby zapewnić szybką i efektywną integrację przy użyciu zaawansowanych narzędzi do tworzenia dokumentów i rozwiązań do generowania dokumentów.
Najczęściej okres wdrażania projektu wynosi od kilku tygodni do 1 miesiąca.
Automatyzowane zarządzanie dokumentami pomaga zmniejszyć czas potrzebny na przetwarzanie i zarządzanie dokumentami, minimalizuje błędy, poprawia dostępność i bezpieczeństwo danych oraz ułatwia przestrzeganie wymogów regulacyjnych.
Jest to część szerszych wysiłków, takich jak oprogramowanie do tworzenia dokumentów i narzędzia do generowania dokumentacji, mające na celu automatyzację zadań organizacyjnych.
Automatyczne generowanie dokumentów odnosi się do procesu tworzenia dokumentów automatycznie na podstawie predefiniowanych szablonów i danych, co redukuje czas poświęcony na przygotowanie dokumentów i minimalizuje prawdopodobieństwo wystąpienia błędów.
Proces ten jest często ułatwiany przez oprogramowanie do automatycznego tworzenia dokumentów i wykorzystuje technologie, takie jak generator dokumentów oparty na sztucznej inteligencji, dla zwiększenia efektywności.
Rozwijamy różne rodzaje chatbotów, w tym boty informacyjne, boty do automatyzacji obsługi klienta, boty do zbierania danych i wiele innych, dostosowane do konkretnych potrzeb Państwa firmy.
Te boty są często integrowane z systemami automatycznego generowania dokumentów, aby usprawnić komunikację.
Tworzymy chatboty biznesowe na strony internetowe, WhatsApp, Facebook Messenger, API.
Automatyzacja procesów biznesowych polega na wykorzystywaniu technologii do wykonywania powtarzalnych zadań lub procesów w firmie w celu obniżenia kosztów i zwiększenia efektywności.
Często obejmuje to automatyczne generowanie dokumentów, usprawnianie przepływu dokumentów oraz poprawę ogólnego zarządzania dokumentacją.